Politique et pratique encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels

Hélène Lauzier inc (ci-après « L'AGENCE ou le COURTIER ») est régi(e) par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la Loi 25).

Renseignement personnel

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l'AGENCE ou le COURTIER peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l'adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d'une pièce d'identité, le numéro d'assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d'une personne, etc.  

Consentement

L'AGENCE ou le COURTIER collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l'AGENCE ou le COURTIER. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution du contrat par l'AGENCE ou le COURTIER, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d'acquiescer à une demande de service.

Responsabilité

L'AGENCE ou le COURTIER est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle (il) détient dans le cadre de l'exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, l'AGENCE ou le COURTIER a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l'égard des renseignements personnels et dont l'objectif est d'encadrer la cueillette, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels

L'AGENCE ou le COURTIER ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d'exemple, il peut s'agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d'une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l'OACIQ) ou toute autre fin déterminée par l'AGENCE ou le COURTIER et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.

L'AGENCE ou le COURTIER invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s'assurer de leur compréhension.

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l'AGENCE ou le COURTIER encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l'OACIQ.

L'AGENCE ou le COURTIER peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d'une réalisation d'une transaction immobilière (pièces d'identité, documents financiers, procurations, etc.).

Témoins de connexion nécessaires

Les témoins de connexion nécessaires permettent à CTRL d’être utilisable en activant des fonctions de base, par exemple la navigation sur les pages et l’accès à des zones sécurisés. Sans ces témoins de connexion, notre site Web ne peut pas fonctionner correctement.

Nom du témoin	Description	Fournisseur	Type	Expiration
ASPSESSIONID#	Préserve les états des utilisateurs à travers les demandes de page.	helenelauzier.com	HTTP	Session
CONSENT	Nécessaire à la conformité GDPR du site Web, il est utilisé pour détecter si le visiteur a accepté la catégorie « marketing » dans la bannière témoin.	youtube.com	HTTP	2 ans
tarteaucitron	Enregistre l’état du consentement des témoins de connexion de l’usager pour le domaine actuel.	helenelauzier.com	HTTP	1 jour

Témoins de connnexion statistiques

Les témoins de connexion de statistiques nous permettent de comprendre comment les visiteurs interagissent avec nos sites Web en collectant des informations de manière entièrement anonyme.

Nom du témoin	Description	Fournisseur	Type	Expiration
_ga	Enregistre un identifiant unique utilisé pour générer des données statistiques sur la manière dont les visiteurs utilisent le site Web.	helenelauzier.com	HTTP	2 ans
_ga_#	Utilisé par Google Analytics afin de collecter de l’information sur le nombre de fois qu’un usager a visité le site Web et les dates de la première et de la plus récente visite.	helenelauzier.com	HTTP	2 ans

Témoins de connexion marketing

Les témoins de connexion marketing sont utilisés afin de suivre les visiteurs à travers les sites Web afin d’afficher des publicités pertinentes et engageantes pour l’usager individuel, et donc du contenu plus intéressant pour les éditeurs et les tiers annonceurs.

Nom du témoin	Description	Fournisseur	Type	Expiration
ads/gau-audiences	Utilisé par Google AdWords pour réengager les visiteurs les plus susceptibles de se convertir en clients en fonction de leurs comportements en ligne.	google.com	Pixel	Session
LAST_RESULT_ENTRY_KEY	Envoyer pour suivre l’interaction de l’utilisateur avec le contenu intégré.	youtube.com	HTTP	Session
LogsDatabaseV2:V# ||LogsRequestsStore	Non classé	youtube.com	IndexedDB	Persistent
remote_sid	Nécessaire à la mise en œuvre et à la fonctionnalité du contenu vidéo You Tube sur le site Web.	youtube.com	HTTP	Session
TESTCOOKIESENABLED	Utilisé pour suivre l’interaction de l’utilisateur avec le contenu intégré.	youtube.com	HTTP	1 jour
VISITOR_INFO1_LIVE	Estime la bande passante des utilisateurs sur les pages ayant intégré des vidéos YouTube.	youtube.com	HTTP	179 jours
VISITOR_PRIVACY_METADATA	Non classé	youtube.com	HTTP	180 jours
YSC	Enregistre un identifiant unique pour garder les statistiques sur les vidéos YouTube que l’usager a regardés.	youtube.com	HTTP	Session
ytidb:: LAST_RESULT_ENTRY_KEY	Utilisé pour suivre l’interaction de l’utilisateur avec le contenu intégré.	youtube.com	HTML	Persistent
YtIdbMeta#databases	Utilisé pour suivre l’interaction de l’utilisateur avec le contenu intégré.	youtube.com	IndexedBD	Persistent
yt-remote-cast-available	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Session
yt-remote-cast-installed	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Session
yt-remote-connected-devices	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Persistant
yt-remote-device-id	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Persistant
yt-remote-fast-check-period	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Session
yt-remote-session-app	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Session
yt-remote-session-name	Enregistre les préférences de lecture de l’utilisateur à l’aide de la vidéo YouTube intégrée.	youtube.com	HTML	Session

 

Utilisation et communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d'autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

L'AGENCE ou le COURTIER peut être tenu(e) de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ]), aux professionnels, à d'autres régulateurs, ou à l'extérieur du Québec.

L'AGENCE ou le COURTIER peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l'exécution d'un mandat ou d'un contrat de service ou d'entreprise. Dans ce cas, l'AGENCE ou le COURTIER établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle (il) indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l'exercice du mandat ou du contrat et qu'ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s'obliger à collaborer avec l'AGENCE ou le COURTIER en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.

Avant de communiquer les renseignements personnels à l'extérieur du Québec, l'AGENCE ou le COURTIER tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l'extérieur du Québec. L'AGENCE ou le COURTIER ne communiquera les renseignements personnels à l'extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d'une protection adéquate dans l'endroit où ils doivent être communiqués.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’AGENCE ou le COURTIER doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE ou du COURTIER l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l'utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l'AGENCE ou le COURTIER applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables :

• Méthodes uniformisées de classement et de conservation des documents dans un endroit sécurisé

• Le courtier qui agit pour le compte de l'Agence doit lui transmettre sans délai tous les renseignements qu'il recueille dans le cadre d'un mandat ou promesse d'achat. Le courtier doit détruire immédiatement sa copie des renseignements lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires à l'exécution de ses fonctions ( ex : après la réalisation de la transaction immobilière ou les refus de la promesse d'achat, etc. ).

• Obtenir le consentement manifeste, libre et éclairé de la personne visée par la cueillette, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels.

• Le titulaire de permis doit respecter la confidentialité des informations qui lui sont confiées, ainsi que le secret de tout renseignement personnel recueilli.

• Seuls les renseignements personnels nécessaires aux fins de la cueillette, tels que déterminés comme étant indispensables et non utiles, peuvent être recueillis.

• Numérisation des documents contenant des renseignements personnels sont détenus au siège de l'Agence et/ou auprès de fournisseurs de services GED ( gestion électroniques des documents).

• Chacun des courtiers ont accès  à leurs propres dossiers seulement.

• Utilisation des renseignements qu'aux fins spécifiques dont il a été mention lors de la récolte de l'information (ex : contrat de courtage, promesse d'achat.

Mesures de sécurité

• Toute personne a le droit d'avoir accès à ses renseignements personnels détenus et permet de retirer son consentement en tout temps. 

• Destruction sécurisée des renseignements personnels ( Shred-it) et applique les obligations professionnelles de l'Agence ou du Courtier qui l'oblige à conserver les dossiers pendant au moins six (6) ans suivant la fermeture définitive.

 

Incident de confidentialité

Est un incident de confidentialité l'accès, l'utilisation, la communication d'un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d'un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d'un renseignement personnel.

L'AGENCE ou le COURTIER a mis en place un protocole de gestion d'un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d'incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l'incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

Rôles et responsabilités

1. L'AGENCE ou le COURTIER  

L'AGENCE ou le COURTIER : 

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l'information.  Des directives établies, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l'usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.

• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d'incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel.

• Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.

• Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.

• Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité. 

• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction.

• Si un incident se produit et présente un risque sérieux de préjudice, l'Agence et/ou  le courtier dénonce avec diligence aux personnes concernées ainsi qu'à la Commission d'accès à l'information (https://cai.gouv.qc.ca) (CAI).

• L'Agence et/ou  le Courtier avise aussi toute entité susceptible de diminuer le risque en lui communiquant que les renseignements nécessaires à cette fin et ce, sans le consentement de la personne concernée (par exemple, la police, le fournisseur GED et son fournisseur informatique.

• Mise en place de mesures préventives en matière de cybersécurité (revue des systèmes informatiques, politiques de contrôle internes et des mesures de gestion des incidents.

• La tenue d'un registre des incidents de confidentialité.

 

 

2. Responsable de la protection des renseignements personnels 

Conformément à la Loi, l'AGENCE ou le COURTIER a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels. 

Il s'assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu'elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Droit d'accès, de retrait et de rectification ». 

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi. 

Le Responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d'accès et de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par l'AGENCE ou le COURTIER.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d'un tel projet.

 

3. Membres du personnel 

Un membre du personnel de l'AGENCE ou le COURTIER peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l'exécution de ses fonctions ou de son mandat. 

Le membre du personnel de l'AGENCE ou le COURTIER : 

• S'assure de l'intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus l'AGENCE ou le COURTIER.  

• Se conforme à toutes les politiques et directives de l'AGENCE ou du COURTIER sur l'accès, la collecte, l'utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l'information et respecte les consignes qui lui sont présentées.

• Respecte les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.

• Utilise uniquement l'équipement et les logiciels autorisés par l'AGENCE ou le COURTIER.

• Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d'avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l'AGENCE ou le COURTIER. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.
Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu'elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.
L'AGENCE ou le COURTIER peut refuser une demande d'accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

Plaintes

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par l'AGENCE ou le COURTIER. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 5 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée. 

• La plaine doit être soumise ans le délai de 15 jours suivant le jour auquel la personne constate un évènement donnant lieu à sa plainte.

• La plainte soit être adressée par écrit à l'attention du Responsable de la protection des renseignements personnels de notre Agence à l'adresse suivante : 

  Responsable de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

  Hélène Lauzier inc
  1279, av. Maguire, Québec, QC G1T 1Z2
  OU

  Par courriel à l'adresse :

• Toute plaine plainte doit indiquer les éléments suivants : Le nom du plaignant, ses coordonnes et l'exposé des raisons donnant lieu à sa plainte.

• Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

• Le Responsable de la protection des renseignements personnels accuse réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant sa réception.

• Le Responsable de la protection des renseignements personnels fait enquête sur le allégations de manquements à la protection des renseignements contenus dans la plainte. Il peut s'adjoindre des personnes nécessaires pour effectuer son enquête.

• Dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la plainte, le Responsable de la protection des renseignements personnels communique à la personne concernée ses conclusions.

 

Pour faire une demande d'accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Hélène Lauzier – Courtier immobilier résidentiel et commercial agréé - Dirigeant d'Agence
Courriel :
Tél. 418.781-2121